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Procedimentos internos: como identificar os pontos fortes e fracos do seu negócio?

Os procedimentos internos são fundamentais para uma boa gestão do seu negócio e para identificar suas forças e fraquezas. Pois, estar em uma posição de gestão de uma empresa não é tão fácil quanto muitos acreditam ser.

Então, continue lendo para saber os principais procedimentos internos para melhorar a sua gestão.

Quais são os melhores procedimentos internos?

Quando você tem um negócio em mãos para gerir, você tem muitas preocupações. Ter uma boa lucratividade e conseguir bater as metas do mês são apenas algumas delas.

A maneira como você gere a parte interna da sua empresa reflete nessa lucratividade. Por isso, os procedimentos internos são tão importantes. Bons líderes sabem como gerir os seus funcionários, criando um ambiente de confiança e tirando o melhor de todos para ter o melhor resultado.

Além disso, um bom líder consegue organizar a gestão para conseguir atender os clientes de maneira satisfatória, enquanto trabalha em estratégias para melhorar sua performance.

Por isso, adotar procedimentos internos que tornem possível que você identifique os pontos fortes e os pontos fracos do seu negócio é fundamental para você alcançar as suas metas e ser um bom líder.

Então, separamos 4 procedimentos internos que são muito eficientes na gestão de um negócio.

1. Diagrama de Ishikawa

Esse diagrama, também conhecido como Espinha de Peixe, é uma ferramenta muito utilizada na gestão interna de uma empresa para a identificação das causas de problemas.

O seu objetivo é listar todos os fatores envolvidos em um processo da empresa, analisando todos eles para entender o que pode ter levado ao erro ou ao problema.

Portanto, relaciona o resultado não conforme um processo e todas as causas ou escolhas que tenham tornado esse resultado indesejado possível. Por isso, ele pode ser aplicado a diversas situações diferentes, para que essas causas sejam vistas de forma mais sistêmica.

Com isso, você consegue visualizar quais são as possíveis soluções para o erro e, consequentemente, gerar melhorias para o seu processo produtivo. Então, para fazer o Diagrama de Ishikawa, você deve:

  • Definir o problema que deve ser analisado;
  • Faça uma seta, da esquerda para a direita, que leve a uma caixa de texto, onde o problema deve ser escrito;
  • Junte os seus funcionários e faça um brainstorming e se pergunte porque isso aconteceu, para chegarem a possíveis causas;
  • Com uma lista de causas em mão, as divida em categorias, como por exemplo métodos e tecnologias;
  • A partir de cada categoria de causa, pense em sub-causas que tornaram possível aquela causa ocorrer.

Com isso, cada causa deve ter uma seta apontando para a seta principal, e ao longo dessas setas menores, deverão ser listadas essas sub-causas. Para ajudar as 6 principais e mais utilizadas categorias de causa, apesar de não ser uma regra, são:

  • Máquina.;
  • Materiais;
  • Mão de obra;
  • Meio-ambiente;
  • Método;
  • Medidas.

2. Matriz Swot

A Matriz SWOT é uma sigla em português que significa: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Sendo assim, ela é feita em forma de matriz para facilitar a visualização e o seu entendimento.

Quando analisamos as forças e as fraquezas, estamos observando o ambiente interno da empresa. Ou seja, aquilo que você tem controle e pode intervir.

Já as ameaças e as oportunidades são analisadas da perspectiva do ambiente externo. Ou seja, aquilo que não pertence a sua empresa e você não tem controle.

  • Defina as suas forças: características da sua empresa que fazem você ter uma vantagem em relação aos concorrentes, como por exemplo localização, marketing, qualificação do time de vendas e etc;
  • Defina as suas fraquezas: características da empresa que fazem você possivelmente ter uma desvantagem em relação à concorrência, como por exemplo custo alto e atendimento ruim;
  • Liste as suas oportunidades: Aponte as oportunidades que favorecem o seu negócio no momento, como por exemplo um evento da sua área;
  • Enumere as suas ameaças: Liste tudo aquilo que é externo a sua empresa e que pode prejudicar o seu trabalho ou as suas vendas, como por exemplo economia em baixa afetando preço de matéria prima.

Com as informações colocadas na matriz, você consegue relacionar todas informações, vendo o que pode potencializar ou prejudicar o que.

3. PDCA

PDCA é uma sigla em inglês que em português significa: Planejamento, Execução, Verificação e Ação. É uma ferramenta que pode ser utilizada para muitos objetivos.

Você pode fazer uma atividade específica para melhorar e organizar o processo, seja uma atividade, um produto ou para estabelecer um padrão. Além disso, pode ser feito também para melhorar possíveis falhas. Sendo assim, é um ciclo que passa pelas etapas:

  • Planejamento: Nessa etapa deve ser feito um plano com todos os passos necessários para o projeto, atividade ou para resolver o problema. Portanto, é importante deixar claro o objetivo da ação;
  • Execução: Nessa etapa você coloca em prática o que você planejou na etapa anterior.
  • Verificação: Depois de colocado em prática, você deve avaliar o que foi feito, identificando erros e acertos. Então, defina quais critérios você quer medir e análise.
  • Agir: De acordo com a conclusão da etapa da verificação, você deve agir para melhorar ou simplesmente incorporar o resultado ou método ao trabalho.

4. Kanban

Kanban é uma metodologia utilizada para acelerar e aumentar a eficiência do seu negócio, ao focar apenas no que é necessário. A proposta é utilizar cartões, como post-its, por exemplo, em um quadro para que seja possível ver e acompanhar os processos da empresa.

Então, a ideia é que em um quadro, você separe, de um lado, as atividades e tarefas que precisam ser executadas. Do outro lado, as tarefas que estão sendo executadas no momento, ou seja, em andamento, e as já entregues.

Portanto, os cartões são movidos, de acordo com o andamento da tarefa ou do processo. Quando começam vão para em ‘execução’, e depois para ‘finalizado’ ou ‘entregue’.

Conclusão

Agora você sabe os principais procedimentos internos que você pode utilizar na sua empresa para aumentar os lucros e reduzir as dores de cabeça.

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